Nästa generations systemstöd för tid och bemanning – och varför du vill ta del av den
Inom de flesta verksamheter som har fler än 10 anställda finns det oftast ett system för registrering av de anställdas tid – deras närvaro, frånvaro, ersättningar och avdrag. I systemet skapas ett underlag som används för beräkning av de anställdas löner. Underlaget är grunden för det som utgör en av de allra största kostnaderna för de flesta verksamheter - personalens löner. Ändå är det ett system som sällan får den plats i rampljuset det förtjänar. Att säkerställa resurser och personalkostnader är avgörande för en välfungerande verksamhet.
Anna Westerlind är en av författarna bakom boken ”Vart tar tiden vägen?” som behandlar systemområdet för arbetstid. Hon är också Chief Product Officer på SoftOne som utvecklar ett affärssystem med bland annat stöd för tid och bemanning. I den här artikeln går hon igenom vikten av ett effektivt tidsystem, vinsterna det kan ge och vad kraven på nästa generations systemstöd är.
System som involverar och omfattar hela verksamheten skapar nya förutsättningar
Alla verksamheter har någon form av tidsystem. Allt från ett pappersunderlag eller Excel, till automatiserade beräkningssystem som även inkluderar budget, resursbehov och avancerade schemaläggningsfunktioner. Alla anställda är också i någon form användare av tidsystemet. De vanligaste användarrollerna registrerar sin egen arbetstid, attesterar sina medarbetare eller arbetar med schemaläggning. Då alla i verksamheten är involverade kan konsekvenserna bli stora och kostsamma om problem uppstår. Enligt Anna Westerlind är de vanligaste problemen att det finns många system på marknaden som inte samspelar med varandra. Det tenderar att resultera i många tidskrävande moment inför löneberäkningen.
Systemstödet för arbetstid ska hjälpa en verksamhet att planera sina resurser och förstå uppkomna personalkostnader. Det ska vara tidseffektivt att använda så att man i stället kan fokusera på sin kärnverksamhet och vara ett positivt administrativt stöd för alla användare, inte en administrativ börda.
”Nyttan med rätt verktyg för tid och bemanning är stor och det är dags att kunskap om det här viktiga området når marknaden”, säger Anna Westerlind. Tidområdet saknar definierad och strukturerad akademisk kunskap, vilket är grundorsaken till att Anna skrivit boken ”Vart tar tiden vägen?”.
Kostnaden för separata system betalas av kunden
När bemanning, tid och lön separeras i olika system kräver det separat och systemspecifik implementation, underhåll och förvaltning. Eftersom regelverk löpande förändras innebär detta ytterligare kostnader för kunderna och en diskrepans mellan de olika systemen som ofta är från olika leverantörer. ”Kunderna förtjänar en implementationskostnad och ett underhållsansvar”, poängterar Anna.
Bemanning, tid och lön i samma system - med arbetstiden som utgångpunkt - är unikt
I många av de system Anna Westerlind arbetat i har man jobbat baklänges och haft lönesystemet som utgångspunkt. Det är något av en tradition inom branschen, vilket i sig inte är så konstigt då lönen är lite av en helig ko, något som måste betalas ut på korrekt sätt till de anställda varje månad för att undvika missnöje. ”Här har SoftOne har gjort något banbrytande”, säger Anna.
”För att verksamheten ska få full effektivitet och löneunderlaget vara helt korrekt ska tid, bemanning och lön inte separeras. Det har SoftOne förstått och implementerat fullt ut i sin produkt, SoftOne GO. Det är ett system som utgår från verksamhetens faktiska verklighet vilket innebär att när den arbetade tiden är attesterad är lönearbetet i princip klart. Lönekostnaden för personalen kan därmed ses i applikationen redan innan lönekörningen för månaden är avklarad.
Verkligheten för många verksamheter är en komplicerad systemkarta där man först planerar bemanning i ett system, därefter registrerar tid i ett annat system och sedan integrerar informationen mot lön i ett tredje system. ”Med integrerade system som SoftOne GO minimeras lönearbetet och allt arbete utförs i en integrerad och gemensam process. Systemintegrationerna mellan planering, tid och lön behövs inte. Detta är unikt på systemmarknaden”, säger Anna. ”En annan fantastisk funktion i SoftOne GO är uppföljningsmöjligheten där man löpande kan följa upp planeringen gentemot lagd budget. Detta betyder alltså att budget, bemanningsbehov, schemaplanering och lönekostnad kan jämföras i ett och samma system löpande”, fortsätter Anna.
Användarvänligt och enkelt i mobilen är nyckeln – och det finns redan idag
Nästa generations systemstöd ställer nya krav på leverantören. Denna måste ha förmågan att flytta det administrativa arbetet till pedagogiska och effektiva funktioner i mobilappar, samtidigt som all registrerad data i tidsystemen kan visualiseras genom grafer och diagram som visar på trender och ger information som kan användas i beslut som är viktiga för verksamhetens bemanning och personalkostnader. ”Vi är stolta över att ligga i framkant med SoftOne GO mobilapp där vårt fokus ligger på användarens upplevelse, oavsett om användaren jobbar på golvet eller kontoret”, säger Anna.
Ett beslut som påverkar hela verksamheten
Att investera i ett nytt affärssystem är en fråga för företagsledningen som styr hur den organisatoriska verksamheten ska bedrivas. Det är inte en fråga enbart för löneavdelningen. SoftOne GO är ett system som ställer krav på både användaren och chefen i organisationen, som behöver säkerställa att man följer lagar och regler. ”Vill man följa svenska arbetstidsregler behöver man få kontroll över gällande regler redan i planeringsskedet för arbetstid”, säger Anna.
Webinar: Hur ska tid- och bemanningssystem samspela med ekonomi- och lönesystem?
10 februari @ 08:30 - 09:15
Har du någon gång funderat över vad som borde hanteras i ett tidssystem och vilka konsekvenser det blir för ditt företag och verksamhet om processerna inte hänger ihop? Kan ett tidssystem spela en central roll hela vägen från ekonomisystemet och fram till löneunderlaget? Vad händer när tidssystemet skapat ett felaktigt underlag och det upptäcks först när lönen betalats ut? Anmäl dig SoftOnes webinar för att få svar på dessa frågor och insikt i hur de påverkar dig och ditt företag.